トランクルームを書庫に！オフィスの書類を賢く保管する方法
ペーパーレス化が進んでも、オフィスでの大事な書類は紙に印刷しておく機会が多いでしょう。中でも、会計帳簿や契約書、議事録などの一定期間保管が必要な書類は、保管場所に困っているというオフィスも少なくないかもしれません。最近は、倉庫に書類を送れば保管してくれるサービスもありますが、すぐに取り出せないなど不便な点もあります。そこで、オフィス近くで書庫のように利用ができる便利なトランクルームを紹介します。
１）オフィスの書類を保管しやすいトランクルームとは？
「トランクルーム」とは、一定のスペースをレンタルし、その中にさまざまな荷物を預け入れておくことのできる収納サービスのことです。海外では「セルフストレージ」と呼ばれ、多くの人が利用しています。日本でも地価の高い都市部を中心に、徐々に普及してきているサービスです。日常で使用しない衣類や趣味用品などを保管する用途で個人が利用するほか、商品在庫や工具などの保管のために法人にも利用されています。運営会社によって料金体系はさまざまですが、利用用途や収納スペースの広さ、収納期間などによって利用料金が異なるのが一般的です。
一般的なトランクルームには、大きくわけて「屋外型」と「屋内型」の2つのタイプがあります。屋外型は、駐車場のような土地にコンテナを設置して収納スペースとして貸し出すスタイルです。多くの場合、車で敷地内まで乗り入れることができ、そのまま荷物を出し入れできるのが特徴です。しかし、屋外のため空調設備がないことが多く、温度や湿度の影響を受ける収納物には適していません。
一方、屋内型はオフィスビルのような建物の1フロア分を間仕切りしてあるタイプです。仕切られた空間1つごとに扉と鍵が取り付けられており、それぞれを収納スペースとしてレンタルしています。通常はビルの入り口にも入館チェックがあるので、屋外型に比べてセキュリティは高いです。荷物の出し入れの手続きは運営会社によって異なりますが、24時間365日自由に出し入れできる施設も多くあります。また、サーキュレーターなどの換気システムが完備されていることが多いのも屋内型トランクルームの特徴です。
オフィスの書類の保管が目的なら、セキュリティ面や設備面で優れている屋内型のトランクルームを利用するのがよいでしょう。レンタルできるスペースは小さいもので0.3畳ほどから、大きなものなら3畳以上まであるため、保管する書類の量によってサイズを選ぶことが可能です。温度や湿度も適切に保たれるため、大事な書類をカビや劣化から守ってくれます。長期保管している書類がボロボロになってしまうという心配もありません。
２）トランクルームは文書保管サービスと何が違う？
オフィスの書類を保管するには、トランクルームを借りる以外に「文書保管サービス」を利用する方法もあります。文書保管サービスは、機密文書を含めたさまざまな種類の書類を専用の倉庫でまとめて預かってくれるサービスです。書類は厳重に管理してもらえますが、利用者が直接倉庫に立ち入ることはできないのが一般的です。また、管理上の理由から、預け入れたいものは必ず専用の箱に詰めて送る必要があります。取り出すときは箱を指定してオフィスまで配送してもらうことになるので、いつでも取り出せるというわけではありません。保管先の倉庫がオフィスの近くにあるとは限らないため、手元に届くまでには時間がかかります。
文書保管サービスでは、専用の箱を購入することまで含めると初期費用が高めです。預け入れには箱1つあたりの預け入れ料と配送料、月額の保管料がかかります。一度取り出した書類を再び預けたい場合は、再預け入れ料も必要になります。このような料金がかかるのは、文書保管サービスが「文書を預かること」を主目的にしているためです。これに対し、トランクルームは「収納スペースを貸し出すこと」を主目的としているため、かかる料金も変わってきます。
トランクルームの料金は、文書保管サービスに比べてシンプルです。収納スペースを借りる形式ですから、イメージとしては不動産会社で部屋を借りるのに近いでしょう。レンタルしたスペースには直接入ることができ、自社のルールに則って使いやすいように整理整頓することができます。もちろん、配送料や1箱単位での預け入れ料がかかることもありません。専用の箱なども不要なので、初期費用も安くおさえることができます。オフィスの近くにあるトランクルームを利用すれば、いつでもすぐに書類の出し入れが可能です。
３）自由度の高いトランクルームなら書類以外の保管もできる
トランクルームは、レンタルした収納スペースを自由に使うことができるのが特徴です。火事の原因になるものや食べ物などは預け入れが禁止されているのが通常ですが、書類以外にもいろいろなものを保管できます。業者が指定した箱に入れる必要もないので、ある程度大きさのあるものでも収納可能です。オフィスで場所をとっているものをトランクルームに移動すれば、その分だけオフィス内を広く使えるようになります。収納棚の数を減らしたり、ものが多くて使いにくかった書庫を有効活用したりと、オフィスの整理整頓も行いやすくなるでしょう。
オフィスの整理整頓のためには、使用頻度の低い備品からトランクルームに預けていくようにするとよいでしょう。商品在庫やサンプル品、パンフレットなどの販促物も、すぐに必要な分だけをオフィスに残して、あとはトランクルームに収納しておけばすっきりします。普段使うことの多いものだけをオフィス内に置くようにすれば、業務上の探し物にかかる時間が節約でき、仕事の効率もアップするかもしれません。ものが減ってフロア内が広くなれば、人が移動する際の動線も確保しやすくなります。動線の確保は、いつも仕事をする場所の安全性を高めたり、職場のストレスを軽減したりするのにも効果的です。
オフィスの備品を預ける際は、トランクルーム内も整理整頓しておくのがポイントです。必要なものをいつでも素早く取り出せるように、何をどこにしまうかのルールを備品の使い道に応じて決めておくとよいでしょう。例えば、展示会や発表会、社内研修などのような特定のイベントだけで使うものは、目的別にまとめて収納します。保管義務のある文書などは、保管する残り年数で分類しておけば廃棄の際の手間が少なくて済みます。具体的な業務内容にあわせてルールを決めていけば、トランクルームを有効に活用できるでしょう。
まとめ）トランクルームを活用して快適なオフィス空間を
トランクルームは初期費用が安く、文書保管サービスのように出し入れの料金もかかりません。屋内型のトランクルームなら、安心して書類を預けられる書庫として気軽に利用できます。また、レンタルしたスペースには書類以外のものも収納可能です。いつでも好きなときに荷物を出し入れできるので、オフィスの整理整頓にも役立つでしょう。オフィス近くのトランクルームを活用して、快適なオフィス空間を目指しましょう。