【ハイブリッドワーク：オフィス編】リモートワークを続けている会社はオフィス縮小傾向！保管書類などはどう保管している？

コロナ禍を機に急速に普及したリモートワーク。あなたの勤務先では現在も実施していますか。リモートワークにより、社員の席を固定しないフリーアドレスへの変更やオフィスの移転・縮小をしましたか。今回は、働き方のみならず「オフィスのあり方」を問い直すきっかけとなった、オフィス/リモートの「ハイブリッドワーク」についてアンケート調査しました。オフィスの役割について考えるとき課題となる、書類・備品等のオフィスの荷物保管についても掘り下げます。

コロナ禍後もリモートワークを実施している企業は多め

今回のアンケートは、全国にお勤めの方を対象に行い、回答者が特に多かった関東地方(54.0%)における結果を中心に分析していきます。

アンケートでははじめに、勤務先における現在のオフィスワーク/リモートワークの実施状況を尋ねました。

 

リモートワーク実施企業はオフィスを縮小または移転した？

コロナ禍が落ち着いてきた現在でもリモートワークを継続して実施している企業が多いことがわかりましたが、中には従業員が固定座席を持たないフリーアドレスを実施したり、リモートワークで従業員が不在になるスペースが無駄にならないようにオフィス縮小・移転を実施する企業も多々あります。

そこでアンケートでは、回答者の勤務するリモートワーク実施企業を対象に、オフィスを縮小または移転したか(もしくはする予定があるか)を尋ねました。

縮小や移転したことで書類等の保管場所が少なくなった

リモートワーク実施に伴いオフィス縮小・移転する場合、オフィススペースをコンパクト化してコスト削減が期待できますが、執務スペースの縮小だけでなく、書類・商品在庫・材料・備品等、事業で必要な荷物の保管場所も圧迫されるケースが考えられます。そこでアンケートでは、オフィス縮小・移転により書類や資材等の保管場所が少ないと感じるようになったかを尋ねました。

縮小・移転して保管場所をどう確保した？

アンケートでは次に、オフィス縮小・移転により不足してしまいがちな書類等の保管場所をどうしたか（どうする予定か)についても尋ねてみました。

執務スペースを縮小し保管場所へ

今回の結果で関東・全国とも第1位だったのは「執務スペースを縮小し保管場所へ(関東63.6%・全国61.1%)」でした。執務スペースを減らして書類等必要な荷物の保管場所とする方法が最も多く選ばれていました。

また、まとまった保管場所は取らないものの、「分散して執務室の空きスペースへ保管(関東3.4%・全国7.4%)」する方法も見受けられました(関東・全国とも第3位)。

可能なものは廃棄して保管する荷物量を削減

第1位・第3位の「保管場所を捻出する方法」だけでなく、関東・全国ともに第2位の「廃棄可能なものは廃棄処分(関東33.0%・全国30.5%)」する企業も多く見受けられました。これまでの企業の荷物を振り返り、見直し、必要なものにしぼることは大切なことではありますが、機器等の備品や法定保管書類等、どうしても処分できず、かさばってしまう荷物も多々あるといえます。

また、全国の結果では「トランクルーム等を利用(1.1%)」して企業の荷物をトランクルームに保管するケースも見受けられました。

オフィス縮小や移転をしてみるとモノが多いと感じた

アンケートでは、オフィス縮小や移転によって会社で保管するものが意外と多いと感じたか尋ねてみました。

 

オフィスにおいて書類・資材等の保管場所が執務スペースを圧迫している場合、トランクルームを利用するという方法もあります。

オフィスの荷物保管場所としてトランクルーム利用を考える場合には、

・必要なサイズに合わせた収納スペースをトランクルームを使って増やすことができ、リーズナブルにスペースを確保できる

・屋内トランクタイプのトランクルームを活用することでオフィスに近い安心の保管環境で保管できる

・トランクルーム入口と個室の2か所のロック・防犯カメラ等、堅固なセキュリティシステムで法定保存書類や備品も安心して保管できる

・オフィス内の荷物保管スペースをコンパクト化することで執務スペースが広く取りやすくなり、同じオフィススペースで増員に対応したり、移転時によりコストを抑えたコンパクトなオフィステナントを選ぶことも可能になる

・荷物が執務スペースを圧迫しないすっきり広々とした環境で日々の業務がより快適に行える

・オフィス内の荷物が減ることで動線が良くなったり、業務効率が上がるレイアウトや備品配置が可能になる

・法定保存書類等、すぐ使わないけれど場所を取る荷物をオフィスの限られたスペースに詰め込む必要がなくなり、整理整頓・場所把握がしやすくなる

・普段使わないけれど保管が必要な書類・備品等の誤廃棄が防げる

というメリットがあります。

普段なかなか気にならないオフィス内の荷物も、リモートワークを機にオフィスのあり方を考え、オフィス縮小・移転を考えた時に保管場所の悩みが出てくることは多いものです。そんな時、トランクルームの活用を選択肢として考えてみるのも良いかもしれません。

 

 

調査結果を受けてのまとめ

今回はアンケート結果をもとに、現在のリモートワークの実施状況とリモートワークに伴うオフィス縮小・移転で見えてくるオフィスの荷物保管の問題についてお話しました。

今回のアンケートでは、回答者の現在のリモートワーク実施率は全国的に4割を超え、勤務先でリモートワークをする従業員がいる方は関東で約8割・全国で約6割でした。

また、リモートワークを実施している方でオフィスの縮小・移転があった(ある予定の)方は関東で約6割・全国で約4割でした。また、その縮小・移転で書類・資材等の荷物の保管場所が少ないと感じることがある方は全国的に9割以上で、うち6割が執務スペースを縮小して保管場所を確保していました。

オフィス縮小・移転を機に、企業で保管するものの多さを改めて感じた・少し感じた方は全国的に9割を超えていました。

オフィスの書類・資材等の保管場所確保にはトランクルームの活用が便利です。必要な広さの収納スペースをコストパフォーマンスよくプラスでき、オフィスの執務スペースを広く取ることができて、動線改善・業務効率向上が可能になり、オフィス縮小・移転の場合にも荷物保管による執務スペースへの圧迫が回避でき、コンパクトなオフィスを含めた選択肢が広がります。

オフィスでの荷物保管場所確保に課題があるなら、トランクルームでスペース不足の悩みを解消し、より快適なオフィス空間を実現してみませんか。

 

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